Zaliczka jest to część płatności wpłacana na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usług w celu zabezpieczenia wykonania umowy. Przy rozliczaniu faktur zaliczkowych na gruncie podatku dochodowego i podatku VAT istnieją różnice dotyczące momentu ujęcia tych faktur. Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo zewidencjonować fakturę zaliczkową.

Elementy faktury zaliczkowej: Informacje, które powinny znajdować się na fakturze zaliczkowej, są określone w art. 106f ustawy o VAT. W dużej mierze pokrywają się one z elementami wymaganymi na „zwykłej” fakturze VAT. Należą do nich:

• Data wystawienia faktury
• Numer faktury, który jednoznacznie identyfikuje dokument
• Dane podatnika i nabywcy towarów lub usług, takie jak imiona i nazwiska lub nazwa firmy oraz adresy
• Adresy prowadzenia działalności obu stron transakcji
• Numery identyfikujące podatnika i nabywcę na potrzeby podatku
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeśli została określona i różni się od daty wystawienia faktury
• Kwota otrzymanej zapłaty
• Kwota podatku
• Dane dotyczące zamówienia lub umowy, takie jak nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, ilość zamówionych towarów, wartość netto zamówionych towarów lub usług, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem podatku.

Ujęcie faktury zaliczkowej w księdze przychodów i rozchodów (KPiR): Faktury zaliczkowe, które służą do potwierdzenia otrzymania zaliczki, nie są ujmowane w KPiR jako koszt ani jako przychód. Wynika to z faktu, że moment rozliczenia w podatku VAT i podatku dochodowym jest różny dla faktur zaliczkowych.

Rozliczenie podatku dochodowego ma miejsce w momencie wystawienia/otrzymania faktury końcowej lub zakończenia świadczenia usługi lub dostawy towarów. Natomiast rozliczenie podatku VAT następuje w momencie zapłaty/otrzymania zaliczki.

Faktura zaliczkowa w ewidencji wystawcy: Przedsiębiorca, który otrzymuje zaliczkę na przyszłe dostawy lub usługi, ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej po każdym otrzymaniu zaliczki.

Otrzymanie zaliczki na przyszłą dostawę towarów lub wykonanie usługi generuje obowiązek podatkowy związany z VAT, jednak nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje w momencie otrzymania zaliczki i faktura zaliczkowa potwierdza ten fakt.

Należy pamiętać, że obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dotyczy tylko podatników VAT czynnych. W przypadku podatników zwolnionych z VAT, faktura zaliczkowa nie jest obowiązkowa. Podatnik VAT zwolniony zobowiązany jest do rozliczenia transakcji dopiero po wykonaniu usługi lub dostawie towarów, przy użyciu zwykłej faktury bez VAT.

Jak prawidłowo zewidencjonować fakturę zaliczkową? Przyjęcie zaliczki na przyszłą dostawę towarów i usług oraz wystawienie faktury zaliczkowej nie jest ujmowane jako przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Z tego powodu zaliczek nie ujmuje się w księdze przychodów i rozchodów. Obowiązek podatkowy dotyczący podatku dochodowego powstanie w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury (faktury końcowej lub ostatniej faktury zaliczkowej, tak aby ich łączna wartość wynosiła 100% należności za towar/usługę) lub uregulowania należności.

Sprzedawca ujmuje fakturę zaliczkową jedynie w rejestrze sprzedaży VAT, natomiast fakturę końcową ewidencjonuje w KPiR. W KPiR rozlicza się tylko tę część VAT, która nie została ujęta na fakturze zaliczkowej.

Faktura zaliczkowa w ewidencji odbiorcy: Podobnie jak w przypadku wystawcy, faktura zaliczkowa nie jest ujmowana jako koszt w momencie otrzymania zaliczki przez odbiorcę. Dopiero faktura końcowa jest podstawą do zaliczenia zapłaconej zaliczki jako kosztu dla odbiorcy.

Jeśli chodzi o naliczony podatek VAT związany z fakturą zaliczkową, odbiorca ma prawo do odliczenia go na zasadach ogólnych już w momencie otrzymania faktury zaliczkowej. Fakturę zaliczkową kupujący, podobnie jak sprzedawca, ewidencjonuje w rejestrze VAT, a rozliczenie w KPiR następuje na podstawie faktury końcowej.

Zwrot wpłaconej zaliczki przez kontrahenta: Jeśli nie doszło do sprzedaży, ponieważ nabywca zrezygnował z zakupu towaru lub usługi po wpłaceniu zaliczki, należy wystawić fakturę korygującą. Przyjęcie zaliczki zostało odzwierciedlone w ewidencji VAT, dlatego też wycofanie wpłaconej zaliczki musi zostać uwzględnione w ewidencji VAT. W ten sposób zostaje „wycofana” z rejestru VAT wcześniej wprowadzona zaliczka.

Podsumowując, faktury zaliczkowe nie są ujmowane w księdze przychodów i rozchodów w momencie zapłaty/otrzymania zaliczki jako koszt ani jako przychód. Księgowanie następuje dopiero po sfinalizowaniu umowy, czyli po wydaniu towarów lub wykonaniu usługi na podstawie faktury końcowej lub wszystkich faktur zaliczkowych.